Automatización de procesos contables a través de Excel y SAP

¡40 Horas menos de carga operativa al mes!

La automatización de procesos administrativos siempre es un tema importante dentro de cada empresa debido a que un módulo que puede tener un tiempo de desarrollo pequeño (con pequeño me refiero a menos de 10 horas) puede impactar profundamente al proceso administrativo al que fue aplicado

En esta ocasión les contaré de un proyecto realizado en Quito Ecuador por nuestro equipo de automatización, las herramientas que usamos y el impacto en la organización del cliente

¿Cómo podemos automatizar procesos dentro de mi empresa?

Lo primero es identificar la necesidad de automatización, hablando desde mi cargo les puedo decir que el primer paso es fijarnos en que actividades son repetitivas en el marco de los procesos administrativos y mejor si aparte de ser repetitivos se hacen en una computadora

Por ejemplo

En esta empresa utilizaban Excel para cuadrar los asientos contables entre SAP (plataforma de registros contables ultra conocida) y un software de una empresa local

Lo que hacían es descargar información desde SAP y el otro software a un Excel, luego comparar ambas tablas manualmente y por último cuando identificaban las cuentas que no cuadraban procedían a realizar los cambios correspondientes

Dificultades y problemas de hacer evaluaciones manuales en Excel

1. Comprar de esta manera resulta en errores humanos (no se puede analizar más de 1000 registros de manera eficiente por un humano)
2. Se utiliza mucho tiempo de la persona o grupo de personas para realizar esto
3. Puede resultar estresante al ser una actividad operativa poco transcendente

¿Cómo automatizar procesos administrativos con Excel y SAP?

Una vez identificamos el proceso que se podría mejorar entendimos que descargar automáticamente los datos desde SAP a Excel sería el ideal, la empresa del cliente manejaba un SAP que tiene los datos en una nube de datos y por lo tanto el proceso fue el siguiente

1. Contactar al gestor de la base de datos de SAP y pedir un usuario de pruebas para poder descargar los datos
2. Desde Excel en la pestaña de “Datos” / “Obtener datos” / importar datos de base de datos sql

1. Agregar los accesos y abrir via VPN empresarial una ´conexión al servidor del cliente y por ende a la base de datos del cliente
2. Una vez conectado seleccionamos las cuentas y registros necesarios desde Power Query
3. Por último se depura la información y las tablas y LISTO! tenemos los datos de SAP en Excel

(Si quisieras saber más a detalle del proceso nos pueden contactar directamente por aquí )

¿Cómo traer datos de un API a Excel?

Bueno ahora el siguiente reto en el proyecto era convertir los datos de la API generada por el otro cliente al Excel para poder hacer validaciones contra los registros de SAP

El proceso fue el siguiente

• Entender la estructura de la API en este caso formato JSON (El formato JSON es un tipo de formato similar al XML que sirve para estructurar información compleja y poder consultarlo desde la web)
• Traer los datos a Excel desde “Datos”/”De la web”

• Una vez aquí pusimos la dirección de la API y aceptamos (Si el cliente posee un token que se envía a través de un método POST se lo envía desde “Uso avanzado”)
• Cuando los datos llegan en el Power Query se realiza una curación de datos, con esto me refiero a limpiar todo lo que no necesito y quedarme solo con lo esencial para este proyecto

¿Cómo importar datos de una API dinámica a Excel?

En una parte del módulo tuvimos la dificultad de que la API era paginada por lo tanto tendríamos que hacer una petición compleja al servidor ¿La solución?

¡Crear funciones dentro de Power Query! Este en si mismo es un tutorial complejo, pero les dejo la pauta de donde se agregan estas funciones

• Primero generamos una consulta en blanco

• Luego la convertimos en función

• Definimos el nombre de la función y sus parámetros
• En el editor avanzado de la función programamos, en nuestro caso creamos una condicional para que cuando la API tenga 2 o más páginas recorra una y otra vez la API cambiando la página de donde importaba datos(la página era un Parámetro de cabecera en la estructura de la API).
• Una vez traemos toda la información de diferentes request los unificamos y por fin llegamos al listado de registros que esperábamos
• Por último depurar las tablas y homologarlas con las que importamos de SAP

Este es un proceso complejo si necesitas ayuda no dudes en escribirnos desde aquí

¿Cómo crear interfaces gráficas de usuarios UI en Excel?

Este último apartado del proyecto no se va a basar en enseñarles a poner botones ni a crear macros, pero si unos principios y procesos que nosotros tomamos en cuenta al momento de realizar este labor

con esto en mente se creó la siguiente interfaz

• Hacemos un listado de la información que debería ver el usuario, en este ejemplo ellos debían ver
  1. cuando cuadraba o no la información
  2. Los diferentes tipos de documentos importados
  3. y el periodo de consulta

• Validamos que los usuarios entiendan rápidamente e intuitivamente la interfaz a través de pruebas con el usuario, para esto llamamos un grupo de 8 usuarios (el uso de esta herramienta será de por lo menos 20 usuarios) y les hicimos probar la interfaz para ver si ellos rapidamente identificaban que hacer en cada momento
• Revisiones y cambios, esto se hace siempre después de que el usuario probó la interfaz.

Hay una frase que dice “Lo único que sabe el usuario es que lo que cree querer” por lo tanto es mejor partir en base al prototipo y al feedback del usuario.

Evitemos el error de crear una interfaz para nosotros, el usuario es el REY en este punto y le damos lo que necesita basándonos en sus actitudes y acciones antes que en sus palabras.

Si quieres ahondar en este punto te invitamos a que nos escribas con tus dudas aquí

Entregar un proyecto de automatización a un cliente

El proceso termina después de las revisiones del usuario, pruebas y cambios realizados, al final debemos presentar el tiempo o recursos que optimiza nuestro software o proceso y de esa manera justificar nuestro pago, les dejo una plantilla de los puntos que ponemos en nuestra presentación final

1. Problemática abordada
2. Objetivo del proyecto
3. Resumen del proceso realizado
4. Resumen de las validaciones de la experiencia de usuario
5. Links a herramientas
6. Links a los tutoriales de uso de herramientas

Muchas gracias por leer el post no olvides revisar nuestros cursos y si tienes preguntas sobre este proceso nos puedes escribir desde aquí

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