Un problema antiguo

Antes de la pandemia éramos críticos de las reuniones como el  principal método de coordinación entre equipos. Con el teletrabajo la videoconferencia ha sido la protagonista de largas jornadas laborales. En una encuesta realizada a más de 300 ejecutivos de Latinoamérica y España se identificó:

• En promedio tenemos de 2 a 3 reuniones diarias.
• Destacan un gran número de reuniones de coordinación, seguimiento y control de los trabajos cotidianos.
• Menos de un 10% tienen reuniones de retrospectiva, de resolución de conflictos y análisis de situación.

Entonces es muy pertinente preguntar:

¿Son eficaces nuestras reuniones?

La mayoría de las reuniones saltan continuamente entre tres preguntas: ¿Qué problema tenemos?, ¿Qué sabemos? Y ¿Qué hacemos?, en el camino se agregan a veces vagamente una «pila de información» con diferentes fragmentos, inferencias, preferencias, y teorías, es cuando realmente empieza la necesidad de obtener respuestas y resultados efectivos.

Estas son preguntas importantes y difíciles, y las respuestas son siempre tentativas. Probar cosas nuevas a menudo cambia, y de hecho debería cambiar, la forma en que pensamos que funciona la complejidad de las organizaciones. Pero responder estas preguntas requiere diferentes procesos en diferentes escalas de tiempo y complejidad, sería más efectivo hacer cosas diferentes de diferentes maneras y en diferentes momentos, enlazando todo a través de los componentes clave de una reunión.

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3 tips para las reuniones eficaces

1. Tener un objetivo claro, definir el objetivo y prioridades (si no los conocemos, tenemos otro tipo de problema) y una estrategia para abordarlos, o al menos una forma de evaluar las opciones basada en datos históricos, el conocimiento de expertos, y mejor con simulaciones lo suficientemente explícitas. Es más importante plantear el objetivo esperado de la reunión antes que la propia agenda. La reunión se considera exitosa si ha cumplido su objetivo, el moderador o el organizador deberá mantener el foco y recordar a los participantes este aspecto.
2. Limitar el tiempo de la reunión, contaré una pequeña historia: «Cyrill Northcote Parkinson trabajaba para el gobierno británico y observó que, a medida que el imperio iba disminuyendo de tamaño en las colonias, los empleados públicos iban en aumento, es decir, había muchos más funcionarios de los que se necesitaba. Concretamente, aumentaban entre un 5 y un 7 por ciento al año, independientemente del trabajo que hubiese.

• Escribió un libro donde enunció sus famosas leyes de Parkinson: El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.

• Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.

• El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su IMPORTANCIA.

Basados en la primera ley, es conveniente limitar al máximo el tiempo de la reunión, los estudios nos indican que las reuniones deben resolverse en máximo 30 minutos.

3. Definir las normas de la reunión, si bien es un elemento que parecería controlado, es importante definir parámetros que ayuden a mantener el foco en el objetivo, extraer el máximo valor de las aportaciones de los participantes y proveer un marco de convivencia que permita obtener resultados después de cada reunión. Las normas de la reunión deben compartirse desde la convocatoria y recordarse al inicio de cada reunión.

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Referencias: Kahneman (Pensar Rápido-Pensar Despacio), Marcelo Rinesi (Charla: Después de Kahneman), Pere Tufet (Master Class La Reunión Eficaz).